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Rechnungsnummern müssen Sie nicht lückenlos vergeben


Betriebsprüfer sind schnell bei der Hand, irgendwelche angeblichen Buchführungsmängel zu finden, wegen derer man die Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen kann.

Rechnungsnummern nicht fortlaufend: Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, dass Rechnungsnummern „fortlaufend“ zu vergeben sind (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Ein Event-Manager hatte jedoch seine Rechnungsnummern computergesteuert durch eine Kombination aus Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum erzeugt. Damit wurde jede Buchungsnummer zwar nur einmalig vergeben, diese bauten aber nicht numerisch aufeinander auf. Nach Meinung des Finanzamts lag hierin ein schwerwiegender Mangel der Buchführung, der eine Gewinnerhöhung durch Schätzung rechtfertige.

Das Finanzgericht gab dem Unternehmer Recht: Verwendet ein Unternehmer keine lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummern, so berechtigt dies alleine das Finanzamt nicht(!) zur Erhöhung des Gewinns durch Schätzung. Laut Gericht besteht weder nach dem Gesetz noch nach der Recht­sprechung eine Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System. (FG Köln, 07.12.17, 15 K 1122/ 16, NWM 18, 160)

Was bedeutet also „fortlaufende Rechnungsnummer“? Das Erfordernis einer fortlaufenden Rechnungsnummer bedeutet nicht, dass keine Lücken dazwischen sein dürfen. Es besagt nur, dass es keine Rechnungsnummer zweimal geben darf. Das sagt sogar die Finanzverwaltung selbst. (KStAE 14.5 (10), S. 4)

Nicht erklärbare Lücken sollten Sie trotzdem vermeiden: Falls Sie zum Beispiel die Rechnungsnummern 742, 743, 745, 746 vergeben haben, dann wirft das natürlich die Frage auf, warum die 744 fehlt. Da sollten Sie eine schlüssige Erklärung vorweisen können.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Germering

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