Angebliche E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 – viele Softwarehersteller übertreiben massiv!
Vor allem in der Werbung von Softwareunternehmen wird behauptet, jeder Unternehmer müsse ab 2025 E-Rechnungen versenden und empfangen. Dabei wird der Änderungsbedarf für Unternehmen ab 2025 maßlos übertrieben
Das Einzige, was Unternehmer 2025 machen müssen, ist E-Rechnungen empfangen zu können und korrekt zu archivieren – falls Ihnen überhaupt jemand eine solche Rechnungen schickt.
Zum empfangen reicht im Moment noch eine E-Mail-Adresse, zum archivieren brauchen Sie – zum Beispiel – DATEV Unternehmen online.
Wenn Ihnen aber niemand E-Rechnungen schickt und Sie auch keine solchen verschicken wollen, dann müssen Sie 2025 rein gar nichts ändern.
Was ist eine E-Rechnung?
Das regelt die DIN EN 16931: Eine E-Rechnung ist eine
in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung
die elektronisch übermittelt und empfangen wird und
welche eine automatische Verarbeitung ermöglicht
Was Im Übrigen keine E-Rechnung ist: wenn Ihnen jemand ein normales PDF per E-Mail schickt – das ist keine E-Rechnung.
Es kann sich aber – obwohl Sie nicht verpflichtet sind – lohnen sich mit der E-Rechnung zu beschäftigen. Eine Unternehmensberatung hat ausgerechnet, dass beim E-Rechnungseingang die Kostenersparnis pro E-Rechnung 11,20 € betragen kann und beim ein E-Rechnungsausgang 6,60 € – pro Rechnung!
Beispielsfälle – Handlungsbedarf ja oder nein?
Unternehmer U1 sagt: „Ich will keine E-Rechnungen verschicken ich bekomme auch keine E-Rechnungen – was muss ich tun 2025?“ Antwort: Rein gar nichts!
F ist kleiner Freiberufler und macht manchmal Schulungen bei einem großen Unternehmen, das ab sofort E-Rechnungen verlangt. Was sollte er tun? F sollte sich bei der DATEV E-Rechnungsplattform (https://e-rechnungsplattform.apps.datev.de/register) registrieren.
Achtung: Sie können mithilfe der DATEV E-Rechnungsplattform E-Rechnungen schreiben und empfangen, aber nur für kurze Zeit archivieren – nicht auf Dauer. Da müssen Sie sich dann was anderes überlegen – zum Beispiel Unternehmen online. Das kostet allerdings elf Euro pro Monat.
U2 sagt: „Ich will keine E-Rechnungen verschicken. Das ist mir zu kompliziert, auch wenn ich viel Geld dabei sparen könnte, aber ich bekomme seit neuestem von diversen Dienstleitern kleinere E-Rechnungen. Was muss ich tun?“
Variante eins: Sie riskieren den Vorsteuerabzug, weil es sich sowieso bloß um ein paar Euro dreht. Sie ändern gar nichts. Sie können jede E-Rechnung mit einem Browser sichtbar machen und drucken dann das PDF-Bild aus. Sie müssen dann damit rechnen, dass Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug streicht.
U3 sagt: „Ich erhalte ab und zu große E-Rechnungen im fünfstelligen Bereich mit erheblichen Vorsteuern – was soll ich tun?“
Antwort: „Sie müssen diese E-Rechnungen ab 2025 empfangen können und korrekt archivieren. Dafür nutzen Sie am besten DATEV Unternehmen online. Das kostet elf Euro im Monat. Dort ist die Rechnung zehn Jahre lang archiviert – womit allen Vorschriften genüge getan ist.“
Wenn Sie es nicht korrekt archivieren, riskieren Sie, dass Ihnen der Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug streicht – und hier reden wir immerhin laut ihrem Beispiel von vielen Tausend Euro.
U4 fragt: „Ich will ab 2025 E-Rechnungen versenden. Müssen meine Kunden zustimmen?“
Antwort: „Ab 2025 muss der Empfänger nicht mehr zustimmen, Jeder ist ab 2025 verpflichtet E-Rechnungen zu empfangen. Ob Ihre Kunden freilich begeistert sind oder nicht, müssen Sie mit denen selber abklären. Aber eine Zustimmung ist ab 2025 nicht mehr notwendig.“
Wie können Sie E-Rechnungen schreiben? Wenn Sie einen DATEV-Steuerberater haben, besorgen Sie sich „DATEV Auftragswesen Next“. Damit können Sie E-Rechnungen schreiben und auch gleich automatisch versenden und archivieren in Unternehmen online.
Wie geht es ab 2027 weiter? Müssen Sie dann zwingend E-Rechnungen ausstellen?
Ja, wenn Sie in 2026 über 800.000 € Umsatz hatten, müssen Sie ab 2027 im B2B Bereich alle Rechnungen als E-Rechnungen ausstellen und ab 2028 müssen ALLE Unternehmer im B2B-Bereich ausschließlich E-Rechnungen ausstellen.
Es ist auch damit zu rechnen, dass es ab 2028 ein Reporting an die Finanzbehörden gibt, die durch die automatisierte Verarbeitung der E-Rechnungen den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen wollen.
Fazit: Müssen Sie in 2025 viel ändern? Außer empfangsbereit zu sein: Nein, nichts.
Lohnt es sich, sich dennoch mit der E-Rechnung zu beschäftigen?
Ja, weil Sie Ihre Buchhaltung auf diese Weise effizienter und kostenärmer gestalten können und weil Sie ab 2027 sowieso E-Rechnungen ausstellen müssen. (Bei Umsatz unter 800 TEUR erst ab 2028)
