Auslagerung der Buchführung ins Ausland erscheint auf den ersten Blick wohl eher als Ausnahme. Woran aber kaum einer denkt: Wenn über eine Cloudlösung buchhaltungsrelevante Daten im Ausland abgespeichert werden, handelt es sich bereits um eine Verlagerung der Buchführung. Und das muss man von der Finanzbehörde genehmigen lassen (§ 146 Abs. 2a Abgabenordnung).
Das Problem vor allem bei amerikanischen Cloud-Anbietern: Diese teilen den Standort dieser Rechner gar nicht mit, so dass Sie keinen Genehmigungsantrag an das Finanzamt stellen können. Denn dazu muss der Finanzbehörde „der Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Name und Anschrift“ mitgeteilt werden. Eine Verlagerung der Daten ohne Genehmigung könnte ein Betriebsprüfer als Mangel bezeichnen und er könnte zur unverzüglichen Rückverlagerung der Buchführung auffordern. Kommt man dieser Aufforderung nicht nach, kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festgesetzt werden. Ein
Problem könnte sich auch daraus ergeben, dass der Datenzugriff für einen Betriebsprüfer nicht in der Art und Weise möglich ist, wie dieser sich das vorstellt.
Fazit: Wer wesentliche Funktionen seiner Buchführung inklusive Abspeicherung eingescannter Belege, die sodann auf Papier vernichtet werden, nutzen will, muss sich gut informieren, wer überhaupt rechtlich der Ansprechpartner ist und wo die Server stehen. Und dann muss er sich das vom Finanzamt genehmigen lassen.
Übrigens: Irgendwelche im Inland gespeicherten Daten als reines Backup in einer Cloud abzuspeichern, muss natürlich nicht genehmigt werden.
Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Gauting
