Diese Pflichtangaben müssen auf Ihre Rechnungen

Um den Vorsteuerabzug zu bekommen, müssen auf den Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen eingehen, bestimmte Angaben enthalten sein. Diese Angaben müssen andererseits natürlich auch auf Ihren Ausgangsrechnungen an gewerbliche Kunden stehen. Ansonsten wird Ihr Kunde reklamieren oder im schlimmsten Fall nicht bezahlen.

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift: Es genügt, wenn sich Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV). Es genügt auch eine Postfach- oder Großkundenadresse (A14.5 Abs. 2 UStAE). Allerdings genügt es für die Angabe der Anschrift des Leistungs­empfängers nicht, wenn die Rechnung nur unter dem Zusatz „c/o“ an einen Dritten adressiert ist.
• Steuernummer oder USt.-ID-Nummer: Auf der Rechnung ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder dessen USt.-ID-Nr. anzugeben. Wir raten zur Verwendung der USt.-ID-Nr., da ein geschickter Frager die Steuernummer zum telefonischen Herumspionieren im Finanzamt missbrauchen könnte.
• Vorsteuerabzug bei falscher Steuernummer: Der Leistungsempfänger soll die Rechnungsangaben auf Richtigkeit überprüfen. Der Vorsteuerabzug bleibt aber erhalten, wenn die Steuernummer oder die inländische USt.-ID-Nr. unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte.
• Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers: In Fällen der Steuerschuldumkehr (§ 13 b UStG) ist ein Hinweis hierauf erforderlich: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Zusätzlich muss die Steuer- bzw. USt.-ID-Nummer des Leistungsempfängers angegeben werden.
• Fortlaufende Rechnungsnummer: Die Rechnung muss nicht unbedingt fortlaufend sein, aber einmalig. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend (A 14.5 Abs. 10 UStAE).
• Menge und handelsübliche Bezeichnung: Die Bezeichnung muss eine leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn man daraus erkennen kann, welcher Mehrwertsteuersatz anzuwenden ist, z. B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel. Bezeichnungen allgemeiner Art, z. B. „Geschenkartikel“ oder „Beratungsleistungen“  reichen nicht aus.
• Zeitpunkt der Leistung: Die Angabe des Kalendermonats ist ausreichend, z. B. „Leistungsmonat April 2018“ (§ 31 Abs. 4 UStDV). Ein Verweis auf den Lieferschein reicht, sofern sich hieraus das Leistungsdatum ergibt. Aber: Die Angabe des Lieferscheindatums reicht nicht, wenn der Hinweis fehlt, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht (A 14.5 Abs. 16 UStAE).
• Das Entgelt: Dieses muss für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuer­sätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Sie müssen außerdem jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts angeben.
• Steuersatz und ggf. Steuerbefreiung: Dazu genügt eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z. B. „steuerfreie Ausfuhrlieferung“ oder „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“.
• Achtung: Es gibt zahlreiche weitere Besonderheiten, z. B. bei der Abrechnung einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger (typischer Fall Provisionsgutschrift), bei Dauerleistungen, z. B. Mietzahlungen und vielem anderen mehr.