Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung sowohl bei EU-Lieferungen als auch bei Lieferungen in ein Drittland ist, dass der exportierte Gegenstand tatsächlich ins Ausland gelangt ist.
Der Belegnachweis ist keine formelle Voraussetzung. Wenn Sie also nachweisen können, dass der Gegenstand dorthin gelangt ist, ist das ausreichend. Aber bei massenweisem Export (z. B. Export von hunderten Elektronik-Artikeln pro Tag) kommen Sie damit nicht weiter.
Download oft nur drei Monate lang möglich: Viele Speditionen oder Versender bieten Ausfuhrnachweise online als PDF-Dokument zum Download an, aber meistens nur für drei oder vier Monate. Danach werden die Belege auf dem Server der Spedition gelöscht.
Was Sie daher unbedingt tun sollten: Laden Sie diese Ausfuhrnachweise unverzüglich herunter, nachdem Sie die Benachrichtigungsmail erhalten haben und speichern Sie diese dann zehn Jahre für den Fall einer Betriebsprüfung ab.
Tipp: Die IHK Konstanz und Stuttgart, aber auch einige andere, bieten ein mehrseitiges Merkblatt an, in dem die Anforderungen genau beschrieben sind. Den Link finden Sie hier.
