Wenn Sie der Ein-Prozent-Regel entgehen möchten und ein Fahrtenbuch führen, kann da schon einiges schieflaufen (Fahrten vergessen, falsche Kilometer notiert, ungenaue Bezeichnung des Anlasses verwendet, usw.). Aber selbst, wenn hier alles stimmt, denken manche nicht an ein weiteres Erfordernis:
Es müssen die Kosten für jedes Auto getrennt aufgezeichnet werden! In einem unlängst entschiedenen Fall hatte eine GmbH das eigentlich ganz gut gemacht, aber die exakten Kosten der Betankung fehlten, weil die Autos quasi „gratis“ an einer Werkstankstelle betankt wurden. Man behalf sich daher mit einer Schätzung der Benzinkosten, was der Lohnsteuerprüfer prompt ausnutzen wollte, um die ganze Fahrtenbuchmethode zu kippen und die Ein-Prozent-Regel anzusetzen. Zum Glück hatten die Finanzrichter Augenmaß: „Die Schätzung stellt nur einen geringfügigen Mangel dar, der insgesamt nicht zur Verwerfung der Fahrtenbuchmethode führt.“ (FG München, 16.10.20, 8 K 611/19, Beck RS 20, 35992)
Generelle Warnung an Sie: Seien Sie beim Fahrtenbuch nicht zu großzügig zu Arbeitnehmern – denn die Zeche zahlen Sie! Wenn ein Fahrtenbuch mangelhaft war und das erst Jahre später durch einen Lohnsteuerprüfer festgestellt wird, zahlt nicht der Arbeitnehmer nach, sondern Sie! Eine Nachbelastung der Mitarbeiter ist schwierig und in vielen Fällen gänzlich ausgeschlossen. Wenn Sie sich also darauf einlassen, dann müssen Sie sicher sein, dass Ihr Mitarbeiter zu 100 Prozent zuverlässig ist.
