Die Verfahrensdokumentation ist ein lästiges Thema, vor dem viele Unternehmer zurückschrecken. Seit 2015 wünscht das Finanzamt auf Nachfrage eine solche Dokumentation zu sehen, die belegt, wie Sie mit Rechnungseingang, Belegaufbewahrung, Verarbeitung der Belege, Datensicherheit und Buchungsverhalten umgehen.
Wichtig sind vor allem Bedienungsanleitungen für verwendete Kassen, IT-Systeme und Software. Eine gesetzliche Mindestanforderung, was darin stehen muss, gibt es nicht.
Eine allgemeine Vorgabe lautet: Ein Betriebsprüfer muss sich anhand dieser Dokumentation innerhalb angemessener Zeit Überblick über die buchhaltungsrelevanten Abläufe in Ihrem Unternehmen verschaffen können.
Und hier droht folgende Gefahr: Ein böswilliger Betriebsprüfer könnte zu Ihnen sagen: „Sie haben keine Verfahrensdokumentation, bei Ihnen blickt man überhaupt nicht durch, wie Sie Rechnungen versenden, archivieren und verbuchen. Ich verwerfe daher Ihre gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß“. Es gibt dazu noch keinerlei Urteile, aber diese Gefahr besteht.
Kann man die Dokumentation noch erstellen, nachdem sich der Betriebsprüfer angekündigt hat? Bei einer normalen Betriebsprüfung kann man es versuchen. Pech hätten Sie aber bei der „unangekündigten Kassennachschau“. Hier kann der Betriebsprüfer einfach so ohne Ankündigung bei Ihnen erscheinen, und dann eine Verfahrensdokumentation bezüglich der bargeldorientierten Abläufe verlangen und eine Bedienungsanleitung der Kasse.
Unser Rat: Sie müssen keine 50-seitige Abhandlung verfassen, zehn Seiten sind schon einmal ziemlich gut, fünf Seiten sind immer noch besser als eine Seite und eine einzige Seite ist zwar ziemlich dürftig, aber immer noch besser als gar nichts. Machen Sie sich einfach einmal an die Arbeit.
Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Gilching
