Kann man Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Immer mehr Unternehmen nutzen „DATEV Unternehmen online“ oder ähnliche Softwarelösungen, bei denen Eingangsrechnungen eingescannt und digital mit dem Buchungssatz verbunden werden. Muss man dann eigentlich die Original-Papierrechnungen noch aufbewahren oder kann man diese vernichten?

Prinzipiell ist die Vernichtung der Belege zwar möglich: Das ist das sogenannte „ersetzende Scannen“ bei dem das eingescannte Dokument den Originalbeleg ersetzt.

Aber: Damit das Finanzamt nicht meckert, ist hierfür eine genaue Verfahrensbeschreibung notwendig, wie der Weg der Posteingangsdokumente ist, wer genau mit dem Scannen beauftragt ist, wie das überwacht und organisiert wird, welcher Scanner verwendet wird, welche Software usw.

Kostenlose Muster-Verfahrens-Dokumentation: Die Bundessteuerberaterkammer hat hier eine kostenlose Muster-Verfahrens-Dokumentation erstellt, die jeder nutzen kann.

Schlechte Nachricht: Man muss diese nicht bloß herunterladen, sondern anschließend auch noch auf das eigene Unternehmen anpassen. Vor der (rechtssicheren) Vernichtung der Papierbelege steht Ihnen also noch eine erhebliche Mühe bevor.

Hier der Link zur Bundessteuerberaterkammer: „Muster Verfahrens-Dokumentation zum ersetzenden Scannen“ oder suchen Sie unter www.DSTV.de.

Fazit – Sie haben also zwei Möglichkeiten:

• Sie werfen Papierbelege „einfach so“ nach dem Scannen weg: Das muss zwar nicht, kann aber zu Problemen bei der nächsten Betriebsprüfung führen.
• Sie erstellen eine Verfahrens-Dokumentation nach obigem Muster, gehen streng danach vor und vernichten dann die Papierbelege nach dem Scannen: Dann sind Sie bei einer Betriebsprüfung in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Seefeld