Name auf der Rechnung: Was ist schädlich, was nicht?

Rechnungen von über 250 Euro berechtigen nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie (unter anderem) folgende Angaben enthalten: Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift (…) des Leistungsempfängers (§14 Abs. 4 Nr. 1 UStG). Nun kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter-Namen in der Rechnungsadresse auftauchen.

Wann wird das für den Vorsteuerabzug gefährlich? Das verdeutlichen am besten konkrete Beispiele. Leistungsempfänger soll immer die „Meier GmbH“ sein, Besteller ist der Mitarbeiter Stefan Huber.

1. So ist es einwandfrei: Auf der Rechnung steht nur die Meier GmbH mit ihrer Adresse.
2. Auch das ist unproblematisch:
   Meier GmbH, z. H. Herrn Stefan Huber“ mit der Adresse der Meier GmbH.
   Ob da nun „zu Händen“ steht oder nicht, spielt keine Rolle.
3. Das allerdings ist schlecht: Der Mitarbeitername – oder auch der des Geschäftsführers – steht in der ersten Zeile:
   Herrn Otto Meier
   Meier GmbH
4. Und ganz schlecht ist diese Adresse:
   Stefan Huber c/o Meier GmbH
   Hier könnte man annehmen, dass Stefan Huber etwas für sich selbst bestellt hat und es sich in die Firma liefern ließ.
5. Definitiv keinen Vorsteuerabzug bekommen Sie in diesem Fall: Auf der Rechnung steht nur der Mitarbeitername, womöglich sogar noch mit der Privatadresse des Mitarbeiters. Hier ist Hopfen und Malz verloren.

Verkürzter Firmenname: Angenommen, die Meier GmbH heißt laut Handelsregister: „Meier Softwareentwicklungs- und PC-Handels-GmbH“, aber auf der Rechnung steht nur „Meier GmbH“. Das ist in aller Regel kein Problem, sofern die Identifizierung eindeutig möglich ist. Schlecht wäre „Firma Meier“ ohne GmbH-Zusatz. Ganz problematisch wäre es, wenn unter derselben Adresse eine weitere Meier GmbH existierte.

Denken Sie auch an den Gegenstand der Lieferung: Wenn dieser aus­schließlich betrieblich nutzbar ist (z. B. eine Maschine), wird eine fehlerhafte Adressierung weniger schwer wiegen als bei Gegenständen, die genauso gut privat verwendet werden können, wie z. B. eine Couch, ein TV, oder ein Smartphone.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Gilching