Viele Unternehmen quälen sich noch mit veralteten Abläufen in der Buchhaltung herum.
Der Ablauf ist dort üblicherweise so: Es wird darauf bestanden, dass alle Rechnungen in Papierform eingehen. Diese werden umständlich in Ordnern abgeheftet und dann entweder im Unternehmen verbucht, oder der Ordner wandert einmal im Monat zum Steuerberater. Nach der altmodischen Methode müssen auch die Kontoauszüge in Papierform irgendwo abgeheftet und in die Buchhaltung eingetippt werden.
Nachteile der analogen Buchhaltungswelt: All das kostet Lagerplatz und man muss ständig neue Ordner kaufen. Am allerschlimmsten: viel zu hohe Personalkosten.
Stellen Sie doch um auf digital:
Weisen Sie Ihre Lieferanten an, Ihnen Rechnungen als PDF-Dokument zu
schicken und Rechnungen, die immer noch per Post eingehen, scannen Sie
ein. Falls Ihr Steuerberater die Buchhaltung macht, wird er
wahrscheinlich ohnehin die Bank-Kontoauszüge in digitaler Form von der
Bank abholen. Wenn Sie selbst buchen, informieren Sie sich, wie Sie
diese Datensätze digital importieren können, damit Sie sich das lästige
und fehleranfällige Abtippen von Kontoauszügen sparen können.
Vorteile der Umstellung auf digital:
Sie brauchen weniger Platz, Sie brauchen sich nicht großartig zu
überlegen, wo Sie Papierrechnungen abhelfen, weil Sie diese einfach in
der Reihenfolge abheften, wie sie kommen. Falls Sie etwas suchen, geht
das viel schneller, weil Sie einfach die digitalen PDF-Dokumente
durchsuchen statt zig Ordner. Falls Ihr Steuerberater die Buchhaltung
macht, können Sie ihm die Rechnungen tagtäglich einscannen und
übermitteln. Der Versand eines Ordners zum Steuerberater entfällt. Und
Sie sparen Personal ein, weil viele unnütze Arbeitsabläufe entfallen.
Ein wichtiger Punkt, den man nicht verschweigen soll:
Vielleicht haben Sie wenig EDV-affine (meist ältere) Mitarbeiter in der
Buchhaltung, die froh sind, den Tag mit dem Abheften von Rechnungen und
Kontoauszügen verbringen zu können. Diesen Mitarbeitern müssen Sie eine
Perspektive aufzeigen, was diese nach der Umstellung auf digital bei
Ihnen arbeiten sollen.
Übrigens: Die Finanzverwaltung
wünscht von Ihnen ohnehin eine Verfahrensdokumentation (BMF, 14.11.14;
Punkt 10.1), wie Sie mit Ihrer Software umgehen und wie die Abläufe mit
Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind. Nehmen Sie doch die Erstellung
dieser Dokumentation zum Anlass, die Abläufe bei Ihnen zu hinterfragen
und am besten gleich umzustellen auf digital. Wenn man den Papier-Unfug
erst einmal dokumentiert, merkt man oft erst, wie viel Zeit man damit
verschwendet. Machen Sie Schluss damit.
Fazit: Die
Umstellung ist vorübergehend ein gewisser Aufwand. Moderne
Steuerkanzleien können Ihnen dabei helfen. Langfristig haben Sie keine
Nachteile und eine Menge von Vorteilen aus dieser Vorgehensweise.
Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Martinsried
