Die meisten Unternehmen orientieren sich bei ihren Reisekostenrichtlinien am steuerlich maximal Zulässigen. Das sind zum Beispiel 30 Cent je gefahrenen Kilometer, wenn der Mitarbeiter seinen Privatwagen verwendet.
Oder bei Dienstreisen bei mehr als acht Stunden Abwesenheit zwölf Euro und bei einem ganzen Tag (24 Stunden) Abwesenheit 24 Euro.
Manch ein Unternehmen zahlt aber die eine Position nicht aus, dafür bei einer anderen einen höheren Betrag. So etwas kann man – sofern es in einer Reisekostenabrechnung zusammengefasst wird – beliebig miteinander verrechnen.
Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer ist von Sonntag bis Freitag auf einer Auswärtstätigkeit. Er verwendet das Privatauto und fährt zu der 300 km entfernten Tätigkeitsstätte auf eigene Kosten. Der Arbeitgeber zahlt 50 Cent je gefahrenen Kilometer, dafür aber keine Verpflegungspauschalen. Das ist steuerfrei problemlos möglich. Denn er zahlt zwar 120 Euro zu viel Kilometergeld aus (300 statt 180), die möglichen Verpflegungspauschalen wären aber auch 120 Euro, beides gleicht sich wieder aus (zwölf Euro Sonntag Anreisetag, vier x 24 Euro für Montag bis Donnerstag und zwölf Euro für Freitag als Abreisetag). So etwas kann man beliebig austauschen innerhalb einer Abrechnung.
Beispiel 2: Es ist sogar möglich, 50 Cent je Kilometer plus volle Verpflegungspauschalen zu zahlen. Die überschießenden 120 Euro müssen dann mit 25 Prozent pauschaliert werden – sozialabgabenfrei. Um es dem Prüfer und der Lohnabrechnung einfacher zu machen, sollte man das freilich dann lieber als verdoppelten Verpflegungsaufwand deklarieren. Denn für diesen ist die Pauschalierung explizit vorgesehen, für überhöhtes Kilometer-Geld nicht. (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG)
Vorsicht – das geht nicht: Es ist nicht möglich, nicht ausgenutzte Pauschalen aus einer Abrechnung in ein Guthaben einzustellen und mit der nächsten Abrechnung zu verrechnen.
Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Gauting