Beim Stellen und Verbuchen von Anzahlungsrechnungen gibt es diese beiden typischen Fehler, die Sie leicht vermeiden können.
Häufiger Fehler bei Schlussrechnungen: Falls Sie Anzahlungen angefordert haben, ist es wichtig, auf der Schlussrechnung die Mehrwertsteuer auf die Anzahlung extra als Minusposten auszuweisen. Wenn Sie das nicht tun, müssen Sie die Umsatzsteuer doppelt abführen. Eine GmbH musste durch diesen dummen Fehler in den Nuller-Jahren einmal 2,65 Millionen Euro Umsatzsteuer plus 450.000 Euro Zinsen nachzahlen. (BFH, 19.03.09, V R 48/07, DStR 09, 1144)
Beispiel: Der Kunde hat schon 11.900 Euro angezahlt. Nun schicken Sie ihm die Schlussrechnung über 20.000 Euro netto.
Falsch:
| Schlussrechnung | |
| Lieferung und Montage von XYZ |
20.000,00 Euro |
| +19 % MwSt. | 3.800,00 Euro |
| Zwischensumme | 23.800,00 Euro |
| ./. Ihre Anzahlung netto vom … | -11.900,00 Euro |
| noch zu zahlen bis … | 11.900,00 Euro |
Richtig:
| Schlussrechnung | |
| Lieferung und Montage von XYZ |
20.000,00 Euro |
| +19 % MwSt. | 3.800,00 Euro |
| Zwischensumme | 23.800,00 Euro |
| ./. Ihre Anzahlung netto vom … | -10.000,00 Euro |
| ./. 19 % MwSt. auf die Anzahlung | -1.900,00 Euro |
| noch zu zahlen bis … | 11.900,00 Euro |
Buchungsfehler: Fordern Sie eine Anzahlung an, muss die Umsatzsteuer erst abgeführt werden, wenn das Geld da ist. Viele Buchhaltungsprogramme oder auch manche Buchhalter machen das aber falsch. Es wird nicht unterschieden zwischen Anzahlungsrechnungen und normalen Rechnungen und so wird die Umsatzsteuer schon abgeführt, sobald die Anzahlungsrechnung herausgeschickt wurde. Das ist aber falsch.
Beispiel: Eine Anzahlungsrechnung wird im Januar herausgeschickt, der Kunde zahlt die Anzahlung erst im April. Die Umsatzsteuer muss erst im April an das Finanzamt abgeführt werden.
Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Seefeld
