Sparen Sie sofort Steuern durch Archivierungs-Rückstellungen

Sie müssen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung bilden, weil eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht (BFH, 19.08.02, BStBl. 03 II, 131). Wie Sie dabei vorgehen müssen, hat nun die OFD Niedersachsen erläutert (05.10.15, S 2137 – 106 – St 221/St 222).

Diese Positionen können (und müssen) Sie zurückstellen:

• Den einmaligen Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr und für die Datensicherung. Nicht aber die Kosten für die fortlaufende Archivierung bis zum Bilanzstichtag. Beispiel: Sie haben am 31.12.15 schon die Hälfte aller Belege eingescannt. Diese Kosten sind ja schon im Aufwand drin – da brauchen Sie keine Rückstellung. Die können Sie nur für die andere Hälfte bilden.
• Raumkosten, soweit diese der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen.
• Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben.
• Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume.

Nicht rückstellungsfähig sind:

• Die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),
• die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und
• die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Die Rückstellung können Sie nach zwei Methoden berechnen: Entweder,  Sie ermitteln die jährlichen Kosten für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert. Das ist allerdings extrem kompliziert und in der Praxis kaum durchführbar.

Oder Sie nutzen die einfache Möglichkeit: Die jährlich anfallenden Kosten können Sie mit dem Faktor 5,5 multiplizieren (Durchschnitt der Jahre eins bis zehn). Dann müssen Sie nicht zwischen den zehn und sechs Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen unterscheiden.

Die Aufwendungen für das Einscannen, die Einlagerung und Datensicherung fallen nur einmal an. Das dürfen Sie deshalb nicht vervielfältigen.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Gilching