Was Sie bei Ihren Rechnungsnummern beachten müssen

Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, dass Rechnungsnummern „fortlaufend“ zu vergeben sind (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Es besteht aber weder nach dem Gesetz noch nach der Rechtsprechung eine Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System. (FG Köln, 07.12.17, 15 K 1122/16, DStRE 19, 195)

Was bedeutet also „fortlaufende Rechnungsnummer“? Das Erfordernis einer fortlaufenden Rechnungsnummer bedeutet nicht, dass keine Lücken dazwischen sein dürfen. Es besagt nur, dass es keine Rechnungsnummer zweimal geben darf. Das sagt sogar die Finanzverwaltung selbst. (OFD Koblenz, 14.07.08, S 7280 A – St 445; Abruf-Nr. 083109)

Nicht erklärbare Lücken sollten Sie trotzdem vermeiden: Falls Sie zum Beispiel die Rechnungsnummern 742, 743, 745 und 746 vergeben haben, dann wirft das natürlich die Frage auf, warum die 744 fehlt. Da sollten Sie eine schlüssige Erklärung vorweisen können.

Müssen Sie Rechnungsnummern bei Ihren Lieferanten kontrollieren? Nein, das verlangt nicht einmal Ihr Finanzamt. Können Sie ja auch gar nicht. Reklamieren müssen Sie nur, wenn die Nummer gar nicht stimmen kann (z. B. „Rechnung Nr. 1“ im Juli) oder zweimal dieselbe Nummer verwendet wird, was bisweilen bei kleinen Firmen vorkommt, die Rechnungen mit Word schreiben.

Leistungsdatum nicht zwingend – Rechnungsdatum reicht auch: Das Umsatzsteuergesetz fordert die Angabe des „Zeitpunkts der Leistung“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Auch ausreichend: Angabe des Leistungsmonats (z. B. „Juli 2020”) oder die Angabe „Leistungszeitpunkt = Rechnungsdatum“. (§ 31 Abs. 4 UStDV)

Kein Leistungsdatum angegeben? Ein Unternehmer hatte ein Auto gekauft. Die Rechnungen des Lieferanten enthielten keinen Leistungsmonat, keine Aussage „Leistungszeitpunkt = Rechnungsdatum“. Ein Rechnungs­datum war aber angegeben. Das reichte dem Bundesfinanzhof. Dieser entschied, dass Rechnungen beim Verkauf von Pkws in aller Regel sofort ausgestellt werden. (BFH, 01.03.18, V R 18/17)

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