Falls ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit auf Veranlassung des Arbeitgebers verpflegt wird, muss ihm seine Verpflegungspauschale gekürzt werden. Damit hat es sich dann aber auch – eine Versteuerung der Mahlzeiten ist dann nicht mehr notwendig.
Beispiel: Ein Arbeiternehmer reist am Dienstag (auf Kosten der Firma) zu einem Seminar an, das Mittwoch den ganzen Tag dauert. Er bleibt Mittwochnacht noch im Hotel und fährt Donnerstagfrüh zurück. Frühstück ist in der Übernachtung enthalten, das Mittag- und Abendessen ist im Seminarpreis enthalten, dort aber nicht extra ausgewiesen. Der Arbeitnehmer erhält sowohl das Frühstück, als auch die beiden Essen auf Veranlassung des Arbeitgebers.
Dann ist es so richtig: Für den An- und Abreisetag steht ihm grundsätzlich eine Verpflegungspauschale in Höhe von zwölf Euro zu. Für den Anreisetag kann ihm diese auch tatsächlich ausbezahlt werden, weil er da kein Abendessen auf Kosten des Arbeitgebers bekommt. Am Abreisetag ist die Pauschale um 4,80 Euro wegen des Frühstücks zu kürzen. Für den Mittwoch kann ihm keine Verpflegungspauschale ausbezahlt werden, weil er ja Frühstück, Mittag- und Abendessen auf Kosten des Arbeitgebers erhält. Bei solchen „normalen“ Verpflegungen kann davon ausgegangen werden, dass deren Preis 60 Euro pro Mahlzeit nicht übersteigt. Und dann sind sie auch nicht extra zu versteuern. (BMF, 24.10.14, BStBl. I 14, 1412, Rz. 67)
Wenn Ihre Mitarbeiter ein Luxusessen bekommen: Beträgt der Preis der Mahlzeit mehr als 60 Euro, muss sie voll versteuert werden. Beispiel: X ist Vertriebsprofi und nimmt auf Kosten seines Arbeitgebers an einer ganztägigen Podiumsdiskussion teil. Am Abend gibt es ein exklusives Galadinner, das der Veranstalter mit 80 Euro separat ausgewiesen hat.
Lösung: Das gilt als voll steuerpflichtiger Arbeitslohn, und es müssen Lohnsteuer und Sozialabgaben abgeführt werden. Will das der Arbeitgeber nicht, muss er das von netto auf brutto hochrechnen. Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer allerdings zwölf Euro Verpflegungspauschale geltend machen bzw. maximal 24 Euro ausbezahlt bekommen, davon zwölf Euro steuerfrei und zwölf Euro pauschaliert mit 25 Prozent. (BMF, 24.10.14, Rz. 68, Beispiel 44)
Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Seefeld