Seit 2015 existieren neue Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung GoBD, die unter anderem eine Verfahrensdokumentation fordern.
Was ist das überhaupt – eine Verfahrensdokumentation? Aus Sicht der Finanzverwaltung ist eine Verfahrensdokumentation eine „Beschreibung sämtlicher betrieblicher Abläufe im Zusammenhang mit der digitalen Buchführung und Belegablage“ (BMF, 11.07.19, Tz. 151 der GoBD). Konkrete Anforderungen an eine richtige Verfahrensdokumentation ergeben sich aus den GoBD selbst nicht.
Wenn Sie keine Verfahrensdokumentation erstellt haben? Dann stellt sich die Frage, welche Folgen das hat. Immer wieder wird behauptet, der Betriebsprüfer könne dann Ihre Buchführung verwerfen und den Gewinn einfach schätzen. Dem ist jedoch nicht so, denn schätzen darf der Prüfer nur, wenn Sie eine Rechtsnorm verletzt haben (BFH, 25.03.15, X R 20/13, BStBl. II 15, 743). Da die GoBD aber keine Rechtsnorm sind, ist das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kein Anlass für eine Schätzung.
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen: Dazu gehören die Betriebsanleitung der Buchhaltungssoftware sowie Protokolle nachträglicher Programmänderungen bei einem programmierbaren Kassensystem. Diese Dokumentation muss das Verständnis des Dateninhalts sowie eine systematische Prüfung der Daten ermöglichen. Eine umfassende Beschreibung sämtlicher Betriebsabläufe kann nicht verlangt werden.Dafür gibt es keine gesetzliche Grundlage. (BFH, 25.03.15, X B 65/17)
Tipp zum harmonischen Ablauf eine Betriebsprüfung: Auch wenn die Verfahrensdokumentation nicht vorgeschrieben ist, kann es trotzdem nicht schaden, wenn Sie eine haben und bei einer Prüfung nicht gleich auf Konfrontationskurs gehen müssen. Dann ist der Prüfer zufrieden und kann das schon einmal abhaken. Im Zweifel verfassen Sie wenigstens zwei oder drei Seiten, auf denen Sie beschreiben, wie Sie mit eingehenden Rechnungen und Belegen umgehen und wie diese abgelegt und abgespeichert werden. Damit sind Sie einen halben bis ganzen Tag beschäftigt und haben dann wenigstens etwas vorzuweisen – besser als nichts.
