Ihren Kunden dürfen Sie theoretisch nur dann Rechnungen per E-Mail statt auf Papier zusenden, wenn diese zustimmen. Diese Zustimmung kann entweder ausdrücklich erteilt werden, zum Beispiel mündlich, schriftlich, per E-Mail oder per Fax.
Genauso möglich: Der Kunde stimmt zu durch schlüssiges (konkludentes) Verhalten, indem er der E-Mail-Rechnung ganz einfach nicht widerspricht.
Unser Rat: Kündigen Sie die Umstellung einen Monat vorher an.
Formulierungsbeispiel: „Zum Zweck der Papiereinsparung verschicken wir ab Februar 2018 Rechnungen per E-Mail als Pdf-Dokument. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie die Rechnung nicht extra einscannen müssen, falls Sie Ihren Rechnungseingang papierlos verwalten. Viele Grüße, Unternehmen XY“
Falls ein Kunde widerspricht – was selten vorkommt: Dann können Sie sich immer noch überlegen, wie Sie damit umgehen. Vielleicht behalten Sie dann bei wichtigen Kunden den Rechnungsversand per Papier bei, um sie nicht zu verärgern.
Und: Wenn es nur um Kleinbeträge geht, könnten Sie es so machen wie die großen Telefongesellschaften: Pdf-Rechnung kostenlos, Papierrechnung gegen extra Gebühr.
Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Gilching
