Folgende Organisationspanne hat in einem Münchner Unternehmen in den letzten Jahren zu vielen Doppelzahlungen geführt: Alle Rechnungen wurden eingescannt und in einen Windows-Dateiordner „unbezahlte Rechnungen“ abgelegt. Zwei Minijobber überwiesen die Rechnungen per Homebanking und sollten dann die Rechnungen vom Ordner „unbezahlte Rechnungen“ in den Ordner „bezahlte Rechnungen“ verschieben.
Rechnungen kopiert statt verschoben: Leider kam es immer wieder dazu, dass die Rechnungen nicht „verschoben“, sondern „kopiert“ wurden. Aus einer einzigen PDF-Rechnung wurden dann also zwei. Eine davon blieb immer noch – obwohl längst bezahlt – im Ordner „unbezahlte Rechnungen“ zurück. Und wurde prompt noch einmal bezahlt. Manche Empfänger erstatteten das Geld zurück, aber manche freuten sich über den doppelten Zahlungseingang und verhielten sich ruhig. In diesem Fall wäre ein Papierordner besser und sicherer gewesen.
So geht richtige Digitalisierung: Sie verbuchen alle Rechnungen zuerst, bevor Sie sie bezahlen. Dann generieren Sie aus dem Buchhaltungsprogramm Zahlungsvorschläge. Ein gutes Buchhaltungsprogramm (die DATEV macht das zum Beispiel) prüft bei jeder Verbuchung, ob diese Rechnung mit der Nummer dem Betrag und dem Datum nicht schon einmal verbucht wurde. So sind Doppelerfassungen und Doppelzahlungen ausgeschlossen.
